Prečo sú prvé mesiace roka pre firmy najrizikovejšie
Začiatok roka je pre firmy paradoxne jedným z najrizikovejších období z právneho hľadiska. Manažment rieši rozpočty, projekty, nové zákazky a operatívu, zatiaľ čo právne povinnosti často zostávajú v pozadí. Kontrolné orgány však fungujú bez ohľadu na „novoročný chaos“ a práve v prvom kvartáli sa začínajú kontroly, ktoré odhaľujú chyby nahromadené počas predchádzajúceho roka.
Z praxe vyplýva, že pokuty firiem často nevznikajú z úmyselného porušenia zákona, ale z nepozornosti, neaktuálnych dokumentov alebo nesprávne nastavených interných procesov. Tento článok mapuje najčastejšie chyby, ktoré sa opakujú po Novom roku — a vysvetľuje, prečo môžu viesť k sankciám.
Neaktualizované zmluvy a obchodné podmienky
Jednou z najčastejších chýb je presvedčenie, že „zmluvy predsa platia, kým ich niekto nevypovie“. Formálne áno, prakticky však zmluvy často prestávajú zodpovedať realite podnikania. Menia sa procesy, dodávatelia, ceny, zákonné požiadavky — no zmluvná dokumentácia zostáva rovnaká.
Po Novom roku sa pravidelne ukazuje, že firmy používajú:
staré vzory zmlúv,
obchodné podmienky nezladené s aktuálnou legislatívou,
zmluvy bez jasne upravenej zodpovednosti, sankcií alebo riešenia sporov.
V prípade sporu alebo kontroly sa potom firma ocitá v situácii, kde síce „má zmluvu“, ale nemá funkčný právny nástroj. To môže viesť k pokutám, neplatnosti niektorých ustanovení alebo strate možnosti vymáhať svoje nároky.
GDPR iba „na papieri“
Ochrana osobných údajov patrí dlhodobo medzi najpodceňovanejšie oblasti. Mnohé firmy majú po Novom roku pocit, že „GDPR majú vyriešené“, pretože:
majú vypracované dokumenty,
majú zverejnené zásady ochrany osobných údajov,
majú poverenú osobu alebo externého konzultanta.
Problém je, že realita spracúvania údajov často nezodpovedá papierovej dokumentácii. Zamestnanci pracujú s údajmi inak, používajú nové nástroje (cloud, AI, externé aplikácie), no interné smernice zostávajú nezmenené. Pri kontrole potom neobstojí argument, že „firma mala dokumenty“, ak ich reálne nedodržiavala.
Po Novom roku bývajú časté pokuty práve za:
chýbajúce alebo neaktuálne záznamy o spracúvaní,
neohlásené úniky údajov,
nesprávne právne základy spracúvania.
Pracovné zmluvy a interné predpisy v rozpore s realitou
Začiatok roka často prináša organizačné zmeny: nové pozície, home office, flexibilný pracovný čas, externistov. Právna dokumentácia však za týmito zmenami zaostáva. Výsledkom sú pracovné zmluvy a interné predpisy, ktoré nezodpovedajú skutočnému výkonu práce.
Z právneho hľadiska je to mimoriadne nebezpečné. Inšpektorát práce neposudzuje „ako to firma myslela“, ale ako to má upravené v dokumentoch a ako to vykonáva v praxi. Ak sa tieto dve roviny rozchádzajú, firma je v nevýhode.
Najčastejšie chyby:
chýbajúce dodatky k zmluvám po zmene pracovných podmienok,
nejasne nastavený home office,
zle definovaný pracovný čas a nadčasy,
neaktuálne mzdové a organizačné predpisy.
Formálne zanedbaná dokumentácia a archív
Ďalším opakujúcim sa problémom je podcenenie dokumentačných povinností. Po Novom roku sa často „ide ďalej“ bez toho, aby firma:
uzavrela staré spisy,
správne archivovala dokumenty,
skontrolovala zákonné lehoty uchovávania.
Pri kontrole potom firma nedokáže preukázať splnenie povinností, hoci ich fakticky splnila. Z právneho hľadiska však neexistujúci dokument = nesplnená povinnosť.
Tento problém je obzvlášť citeľný v regulovaných oblastiach, ako sú:
pracovnoprávna agenda,
verejné obstarávanie,
BOZP,
ochrana osobných údajov.
Používanie nových technológií bez právnej kontroly
Po Novom roku firmy často zavádzajú nové softvéry, systémy alebo automatizáciu procesov. Rýchlosť však ide na úkor právnej analýzy. Typickým príkladom je používanie AI nástrojov, cloudových riešení alebo externých platforiem bez preverenia:
- zmluvných podmienok,
- bezpečnostných štandardov,
dopadov na ochranu osobných údajov.
V prípade incidentu alebo kontroly sa firma dostáva do situácie, kde nevie preukázať, že postupovala s odbornou starostlivosťou. To zvyšuje riziko sankcií a zodpovednosti za škodu.
Prečo sa tieto chyby opakujú každý rok
Dôvod je jednoduchý: právna agenda je často vnímaná ako „podporná“, nie strategická. Po Novom roku má prednosť biznis, nie compliance. Pokuty však prichádzajú práve vtedy, keď firma nemá nastavené základné kontrolné mechanizmy.
Prevencia pritom nebýva zložitá ani finančne náročná. Zvyčajne stačí:
pravidelný právny audit na začiatku roka,
aktualizácia dokumentácie,
jasné interné pravidlá a školenie zamestnancov.
Záver: Nový rok ako príležitosť, nie hrozba
Začiatok roka nemusí byť obdobím stresu a rizík. Naopak — je ideálnym časom na upratanie právnych vzťahov a procesov, ktoré sa počas roka zanedbávajú. Firmy, ktoré to pochopia, sa nielen vyhnú pokutám, ale získajú aj lepšiu vyjednávaciu pozíciu, väčšiu istotu a profesionálnejší obraz navonok.